Integrative Case Study - Cafe Co

Storey (1989)  argues  that  hard  HRM  concentrates  majorly  on  the resource  side  of  human  resources.  This  approach  stresses  on costs  in  the  form  of  headcounts  and  puts  the  management  in  control (Budhwar 2001).  He  argues  that  the  management  has  a  responsibility  to  manage  numbers  efficiently  as  well  as  to  keep  the  workforce  closely  matched  with  the  needs  of  the  organization  as  far  as  bodies  and  behavior  is  concerned.  As  opposed  to  the  hard  HRM,  the  soft HRM  emphasizes  on  the  human  aspects  of  management.  It  puts  more  weight  on  communication  and   motivation,  here,  storey  argues  that  the  management  should  lead  people  as  opposed  to  managing  them (Budhwar 2001). 

The  old  HR  approach  was  largely  based  on  hard  HRM  since  it  placed  the  manager  in  control.  The  HR  manager  is  said to  have  been  heavily  involved  in  recruiting  new  staff   and  is  also  said  to  have  been  engaged  in  "fire  fighting"  as  well  as  responding  to  employee  and  managers  needs.  The manager  is  also  said  to  have  been  involved  in  administration  and  payroll  issues  to  the  extent  of  lacking  time  for  forward  planning  and  development.  This  clearly  shows  that  the  manager  was  put in control  as  even the  line  managers  are  said  to  have  been  viewing  the  HR  responsibilities as  the  preserve  of the  HR   manager.  Another  evidence  of   hard  HRM  in  the  old  approach  is  the  manager's  effort  to  recruit  workers  whose  skills  match  the  needs  of  the organization.  Employee  engagement  and  communication  are said  to  have  been  given  a  back  seat  hence  a  sign  of  hard  HRM  in  play.  The  old  HR  also  managed  employees  as  opposed  to  leading  them  hence  an  evidence  of  hard  HRM.

The  new  approach on  the  other  hand  is  seen  to  value  soft  HRM  which  argues  that  people  should  be  led   as  opposed  to  being  managed.  This  is  evident  as  the  HR  is  said to  move from  a  policing  organ  to  an advisory  one,  providing  support ,  guidance  and  advise  to  line managers.  Another  evidence  of  soft  HRM  in  the  new  approach  is  the  emphasis  given  to  communication  and  employee  involvement.  The  new  management  also  use  soft  HRM  by focusing on  human  aspects  as  opposed  to   resources  through  ensuring  talent  management,  employee  involvement,  compensation  and  benefits  unlike  the  earlier  approach  which  focused  on  resources.

Devolving  HR  activities  to  line  managers  is  very  good  for  any  organization  as  the  line  managers  are  closer  to  the  employees  hence  they  have  a  better  daily  knowledge  of  their  performance  as  well  as gaps  in  staffing  than  the  HR  manager.  They  also have  a  more  direct  working  relationship  with  the  employees  hence  can  act  as  a  good  conduit  for  employee  involvement (Kamoche  2001).    Data  pertaining  HR  activities  in terms  of  performance  and  staffing  needs  in  an  organization  is  also  likely  to  be  more  accurate  when  it  comes  from  line managers  since  they  work  directly  with   workers (Kamoche  2001). 

However, this devolution at the same time presents a number of shortcomings.  For  instance,  their  deadlines  are usually  more  immediate  hence they  may  not  have  time  to  deal  effectively  with  complex  performance  appraisal  paperwork (Sparrow 2004).  This  devolution  would  be  very  positive  for  café co  since it  would  give  the  HR  manager  adequate  time  to concentrate  on  forward  planning  and  project  development  on  top  of  the  other  advantages  given  above   which  come  with  it (Briscoe 2004). 

Strategic  partner:-  the  HR management  and  business  partners  should  align  the  organization's    activities  as  well  as  its  initiatives  with  the  global  business  strategy (Briscoe 2004).  Such  partnerships  enable  each  of  the   involved  partners  to  focus  on  their  area  of  comparative  advantage.  When  an  organization  concentrates  only  on  the  activities  which  match  its  capabilities,  its  profit  margins  are  bound  to increase (Tayeb 2005).  This  would  enable  café  co  take  to  the  market  a  wider  range  of  products.  Café  co should  therefore  identify  a   partner  whose  capability  is  different  from  her  capability  so  that  they  can  complement  each  other.  This  means  that  café  co  would  focus  on  the  products  it  can  produce best  while  the rest  are  produced  by  the  partner.  At  the   end  of  the  day,  they  would  take  to  the  market  a  wide  range  of  products  at  a  low  production  cost.  Café  co  would   also  learn  from  the  partner  and  consequently  develop  expertise  which  can  be  exploited  elsewhere.  Additionally,  an  organization  in  a  partnership  stands  to  benefit  from  access  to  additional  financial  as  well  as human  resources  as  well  as  enhancing  its  corporate  image  and  reputation.  Café  co  should  therefore  identify  the  current  leader  in  its line  of  production  as  strategic  partner.  Through  this  collaboration,  café  co  would  inherit  the  good  reputation  of  her  partner.    Through  this,  the  company  will  be  able  to  learn  new  strategies  which  would  enable  the  management  turn  around  the  deteriorating  performance.

Change  agent:- human  resources has  a  responsibility  to  support  change  activities  as  well as  the transition  of  the  organization  especially  in  human  capital  in  the  organization (Tayeb 2005).  Good  change  agents  should  be  good  leaders  with  the  capacity to  motivate  workers.  This  is  quite  important  for  café  co  which  is  said  to  have  demotivated  employees.    The  change  agent  should  be  sensitive  to  changes  in  areas  such  as  key  personnel,  top management  perceptions  as  well  as  market  conditions (Tyson 2006).  He/ she  should  also  be  keen  on  the  likely  impact  the  change  may  have  on  the  organization.   The  agent  should  set  goals  which  are  realistic  and  easy  to  comprehend.  He/she  she  should  also  be  flexible  in  reacting  to  changes (Tyson 2006).  The  agent  should  have  good  team  building  abilities  so as  to  be able  to  bring  together the  various stake  holders  and  define  their  responsibilities  well.  He/she  should  also  have  good  networking  skills  as  well as  tolerance  of  any  environment.   Good  communication  skills  are  also  essential  for  the  agent  to  be  effective  in  his  work.  Good interpersonal skills, negotiation ability and management kills also come in handy (Jihhua 2005).

Administrative  expert:-  such  an  expert  should  ensure  the  organization  provides  the  best  quality  service  but  at  the  lowest  possible  cost (Scott 1998).  

Employee  champion:-  the  HR  should  know  what  the  employees  need  and  also  protect  them  against  adverse  effects  of  the  change  process (Scott 1998).  Café  co  is  said  to  have  an  high  degree  of  employee  turn over  hence the  HR  should  investigate  the  causes  of  this.  HR  should  therefore  advocate for  the  needs  of  the  employees to  bring  to an  end  this  turn over.

The  first  recruitment  mistake  the  company  makes  is  the  media  they  use  to  advertise  the vacancy.  Use  of  a  local  newspaper  is  quite  expensive  as  opposed  to  the  use of  the  company's  website  where  it  would  advertise  the vacancy  as  well  as  its  products.  The  use  of a  newspaper  is  therefore  not  economical  for  the  company.  Website  use  would  also  ensure  more  details  about  the  vacancy  and  the  qualifications  required  are  given (Brewster  2000).  When  a  website  is  used,  the  information  stays  there  for  very  long  as  opposed  to  a  newspaper.  Chances  are  also  high  that  many  people  with  the  qualifications  the  company  desires  would  not  buy  the   newspaper  that  day. This means that the company fails to capture better talents out there.  Failing  to  capture  the  talents  already  within  the  organization  is  another  recruitment  mistake  the  company  is  committing.  This  ends  up  eating  into  the  employee  moral  and  spirit  since  the  HR  has  bypassed  them  yet  they  have  the  desired  qualifications (Ewert 1996). 

The  company  is  said  to  consider  only  a   good  experience  in  the  service  sector,  not too old,  and  a  good  education  at one  of  the  better  local  schools,  a  well  presented  CV and  an  interest  in  food  and  drink.  Limiting  themselves  to  these  qualifications  may  see  the  company  fail  to  capture  good  innovative  brains  which  may  not  necessarily  be  experienced  but  can  bring very  good  ideas  which  can  propel  the  company.   

Failure  to  make  use  of  external  recruiting  agencies  is  another  mistake  they  commit.  Such  agencies  do  bring  in  new  thoughts  from  other  business  sectors.  This would  correct  the  recruiting  anomalies  associated  with  the  practices  and conventions  of  the  organization (Ewert 1996). The  store  managers  who  conduct  interviews  are said  to  have  received  no follow  up  training  as  a  result  of  lack  of  interest  from  managers.  As  a  matter  of  fact,  training  in  café co  is  not  taken  seriously  and  this  could  be  another  cause  of  the company  failure.

Employee  recruitment  can  be  done  with  the  assistance  of  employment  service  offices.  They  help  employers  to  fill  vacancies  in their  organization  in  real  time  as  well  as  with  highly  qualified  personnel (Anthony 1988).  The  employer  should  first  come  up  with  the  job  specifications  and  the  skills,  knowledge  as  well  as  qualifications  that  a  successful  candidate  must  have  to  procure  the  job.  The  employer,  through  the  human  resource  management  department  then  gives  these  requirements  and  specifications  to  the  employment  service  offices (Anthony 1988).   The offices post the jobs on the internet without   necessarily   revealing  the  identity  of  the  employer  after  which  they  screen  all  the  applications  on  behalf  of  the  employer   and  pick  the  best  candidates (Forbes 1991).    Recruitment  can  also  be  done  by  placing  vacancies  in  the  organization's  website   after  which  the  human  resource  department  screens  the  applications  to  select  the  best.  The  human  resource  department  may  also  decide  to  visit  curriculum  vitae   data  banks  and  short  list  from  there (Forbes 1991). TV  commercials  can  also  be  effective.   Recruitment can either be internal or external.  After  short listing  applicants  who  meet  the  given  requirement,  the  human  recourse  department  then  carries  out  an  interview (Cooke  2003).

Employee  training  can  either  be on  the  job  or  off  the  job.  Employee  training  and  development is  quite  important  for  a  variety  of  reasons.  Firstly,  it  ensures  availability  of  replacements  in  the  event  of  transfers  or  promotions  of  personnel.  Secondly,  it  ensures the  company  stays  up-to-date  with  technology  since  it  gives  a  sufficiently  skilled   personnel (Howitt 2001).  Additionally,  training  of  employees  ensures  a  more  efficient,  effective  as  well  as  motivated  work  force  which  in turn  ensures  the  organization  keeps  a  competitive  position.   Employee  training  also  ensures  availability  of  relevant  personnel   needed  for  the  company  to  introduce  new  programs.  Training  of  employees  as  a  core  role  of  the  human  resource  department  has  been  linked  to  several  benefits  to  the  company.  These  include:  increased  productivity,  increased  employee  motivation,  reduced  employee  turnover  as  well  as  increased  efficiency  which  leads  to  profit  explosions (Stewart 2002).

To  measure the  success  of  the  recruitment  and  selection  process,  its wise to  first  evaluate  the  success  of  the  advertisement  used.  For  instance,  in  the  case  of TV  commercials, evaluation  can  be  done  via  consumer  surveys,  industry  awards  and  television  ratings (Stewart 2002).  Effectiveness  of  print  adverts  can  be  measured  by  looking  at the  numbers  marked  by  readers  to  request  for  additional  information.  To  measure  the success  of  the  recruitment,  new  employee  turn  over,  and  employee  satisfaction  metrics  may  be  used.  These  measurement  standards  should  be  tracked  over  time  to  get  a  clear  picture of  the success  of  the  recruitment  and  selection  process (Kaponya 1991).  The return rate   of  the  applications  dispensed  can  also be  used  as an  indicator  of  the  success  of  the  recruitment  process.  Other  measures  are:  the number  of  candidates  who  turn  up  for  selection,  retention  rate and  the  performance  of those   selected  as  well  as  the  cost  of  the  recruitment  process. The  company  should  therefore  calculate  the  overall  cost  incurred  in  the  selection  and  recruitment  process.  Such  costs  include:  advertising  costs,  HR  personnel time,  signing  bonuses  and  reimbursements  for  moving  costs.   The  company  should then  ensure  that the  costs  are  translating  to  quality  employee  candidates.  Effective  spending  helps  the  company  focus  on  the  right  kind  of  employee  candidates (Kaponya 1991).